Käytännön tietoa hyvinvointialueen henkilöstölle

Tässä materiaalissa on käytännön tietoa henkilöstöhallinnon prosesseista hyvinvointialueella sekä toimintaohjeita hyvinvointialueelle siirtyville.  Sivua päivitetään toistuvasti. Mikäli sivulta puuttuu mielestäsi jotakin olennaista tietoa, voit esittää kysymyksesi käyttämällä Jaa ajatuksesi -lomaketta. Vastaamme kysymyksiin nettisivuilla ja henkilöstön infotilaisuuksissa perjantaisin kello 9-10.

  • avoimia lomakkeita pääsivulta.

Oikopolut

Jaa ajatuksesi!

Tämä kanava on henkilöstön kysymyksille, toiveille, kommenteille ja pohdinnoille. Voit myös jättää meille juttuidean esimerkiksi uutiskirjettä varten.
Voit jättää meille myös sähköpostiosoitteesi.

Palkkaus

Hyvinvointialueen palkanmaksupäivät

Hyvinvointialueen palkat maksetaan seuraavasti:

  • Vakinainen henkilöstö: kuukauden 15. päivä
  • Yli 13 päivää kestävässä määräaikaisessa palvelussuhteessa olevat: kuukauden viimeinen päivä
  • Alle 13 päivää kestävässä määräaikaisessa palvelussuhteessa olevat: kuukauden 15. tai viimeinen päivä palvelussuhteen päättymisestä riippuen

Palkanlisiä ja korvauksia maksetaan sekä kuukauden 15. päivä että kuukauden viimeinen päivä. Mikäli 15. päivä tai kuukauden viimeinen päivä on viikonloppu tai pyhäpäivä, on maksupäivä tätä edeltävä viimeinen arkipäivä (perjantai).

Palkkalaskelmat toimitetaan sähköisenä verkkopankkiin. Paperilla oleva palkkalaskelma on mahdollista saada vain erityisestä syystä eli tilanteessa, jossa henkilöllä ei ole mahdollisuutta saada käyttöönsä verkkopankkia. Verkkopalkkalaskelman toimittaja on Ropo Capital. Ensimmäinen hyvinvointialueelta tuleva palkkalaskelma näkyy tammikuun alussa. Tarkempi ajankohta ilmoitetaan myöhemmin.

Palkkausjärjestelmä ja palkkaharmonisaatio

Ennen palkkaharmonisaatiota on laadittava hyvinvointialueen oma palkkausjärjestelmä. Sen rakenne perustuu valtakunnallisen virka- ja työehtosopimuksen määräyksiin. Arvio on, että palkkausjärjestelmä olisi valmiina vuoden 2024 loppuun mennessä. Harmonisaatiota voidaan ryhtyä toteuttamaan tämän jälkeen. Oletettavaa on, että harmonisaatio tulee kestämään useita vuosia.

Verokortti

Liikkeenluovutuksella Pohteen palvelukseen siirtyvän henkilöstön ei tarvitse toimittaa vuodenvaihteessa Monetralle. Tarkempi verokortti-info tulee myöhemmin.

Vuosilomat

Siirtyvän henkilöstön siirtohetkellä pitämättä olevat vuosilomat, säästövapaat, lomarahavapaat ja lomarahakertymät siirtyvät pidettäväksi tai maksettavaksi hyvinvointialueella.

Ennen hyvinvointialueelle siirtymistä myönnetyt/vahvistetut 31.12.2022 yli menevät tai sen jälkeen alkavat vuosilomat, muut poissaolot ja keskeytykset ovat voimassa hyvinvointialueella ilman uusia hakemuksia ja päätöksiä. Vuoden 2023 puolella pidettävät lomapäivät haetaan vasta kun hyvinvointialueen HR-järjestelmä on saatu käyttöön (arviolta joulukuussa 2022).

Suositus säästövapaista (v. 2022)

Viranhaltija/työntekijä voi säästää 15 vuosilomapäivää ylittävän osan vuosittain ansaitsemistaan vuosilomapäivistä pidettäväksi vuosiloman lomakautta seuraavan lomakauden jälkeen 1.10.2023 alkaen säästövapaana, mikäli asiasta sovitaan työnantajan ja viranhaltijan/työntekijän kesken. Hyvinvointialueen suosituksena on, että lomia ei siirretä säästöön

Vuosilomien sijoittaminen lomavuonna 2022

KVTES:n mukaan lomakaudelle (2.5. – 30.9.) tulee sijoittaa ainakin 20 lomapäivää tai vähintään 65 % ansaitun loman kokonaismäärästä.

Hyvinvointialueen suosituksena lomavuoden 2022 lomista 5 päivää (talviloma) jää käytettäväksi ajalla 1.1.-30.4.2023, muut tulisi pitää ennen 31.12.2022

Työaikakorvaukset

Mahdolliset liukuvan työajan saldot, viikkolepokorvaukset ja mahdolliset lisä- ja ylityösaldot annetaan joko vapaa-aikana tai rahakorvauksena siirtyvälle henkilöstölle luovuttajan toimesta ennen luovutushetkeä.

Työaikapankkisaldojen siirtymisestä tai saldojen maksamisesta on annettu suosituksena, että työaikapankin saldot olisi käytetty mahdollisuuksien mukaan siirtyvässä organisaatiossa. Työaikapankkisaldojen siirtymisessä ja enimmäismäärissä noudatetaan organisaatioiden omia saldorajoja ja käytäntöjä 31.12.2022 saakka, jonka jälkeen saldot siirtyvät hyvinvointialueelle.

Nimikkeet ja työaikamuodot

Hyvinvointialueelle siirtyviä tehtävänimikkeitä on yhteensä 568 kpl. Näistä 224 vain yhdellä työtekijällä/viranhaltijalla. Hyvinvointialueen suosituksena on, että vuoden 2022 aikana ei tehtäisi nimikemuutoksia luovuttavissa organisaatioissa. Poikkeuksena ovat selvät korjaukset vastaamaan vallitsevaa nimikkeistöä. Tehtävänimikkeet yhtenäistetään hyvinvointialueen aloitettua toimintansa. Myös työaikamuotoja tullaan yhtenäistämään.

Hyvinvointialueen HR-järjestelmät

Hyvinvointialueen palkkajärjestelmänä käytetään CGI:n Primaa. Käyttöön tulevat myös WebTallennus, HRM ja henkilöstöhallinnon sähköinen työpöytä. Järjestelmät tulevat henkilöstön käyttöön joulukuussa.

Henkilöstön palvelussuhteisiin, lomiin ym. liittyvät tiedot siirretään luovuttavien organisaatioiden järjestelmistä hyvinvointialueen järjestelmiin vaiheissa syksyn 2022 aikana. Tiedonsiirtoja järjestelmästä toiseen kutsutaan konversioiksi. Koska siirrettävä tietomassa on mittava, tehdään konversiot vaiheissa.

Konversioiden tekemisen jälkeen tulevat muutokset on ilmoitettava erikseen. Ohjeet ilmoittamista varten ovat erillisessä materiaalissa. Palkanmaksun oikeellisuuden näkökulmasta on erittäin tärkeää, että muuttuvat tiedot ilmoitetaan ajantasaisesti. Mikäli hyvinvointialueelle siirtyvä henkilö on saanut esim. työkokemuslisän konversion tekemisen jälkeen, jää tuo palkanosuus puuttumaan hänen tammikuun palkastaan, ellei sitä ilmoiteta erikseen. Toisaalta, jos henkilö on irtisanoutunut luovuttavasta organisaatiosta sen jälkeen kun hänen tietonsa on siirtynyt konversiossa hyvinvointialueelle, maksetaan hänelle palkka tammikuussa. Tämä joudutaan perimään takaisin.

Ohjeet omien tietojen muuttamiseen työntekijälle

Työntekijät ylläpitävät itse seuraavia tietojaan:

  • Osoitemuutokset
  • Nimimuutokset
  • Ay-jäsenmaksupidätyksiin liittyvät muutokset
  • Pankkitilimuutokset

Mikäli joku näistä tiedoistasi muuttuu vuoden 2022 aikana, toimi seuraavasti:

  • Kirjaudu Monetran asiakaspalveluportaaliin https://asiakaspalvelu.monetra.fi/login
  • Valitse
    • Yksityishenkilön asiointi sekä
    • Kohdeorganisaatioksi Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue.
  • Tämän jälkeen kirjautuminen tapahtuu vahvalla tunnistautumisella (pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella)
  • Valitse palveluksi ”Henkilötietojen muutosilmoitus”
  • Lomake on kaksiosainen
    • Ensimmäiselle sivulle täytetään yhteydenottajan henkilötiedot ja organisaatiohakuun lisätään Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialue.
    • Toisella sivulla annetaan muutosta koskevan henkilön perustiedot sekä muuttuneet tiedot. Tähän voi halutessaan lisätä myös liitteitä.
  • Kun tiedot on täytetty, valitse jatka ja muista lopuksi lähettää lomake. Järjestelmä antaa lopuksi kuittauksen, että asiasi on vastaanotettu.
  • Palvelunhallintajärjestelmästä tulee kuittaus ilmoittamaasi sähköpostiin, kun muutostiedot on käsitelty palkkahallinnossa. Voit myös seurata avoimia lomakkeita pääsivulta.